Avez-vous déjà remarqué combien il est difficile de maintenir l’attention d’un groupe quand une réunion traîne en longueur ?
Vous faites des efforts pour respecter la durée prévue, mais malgré tout, vous n’y arrivez pas !
Alors que faire ?
Diviser votre réunion par sujet et considérez que vous animez une suite de mini réunions en vous fixant à l’avance la durée unitaire de chaque sujet.
Pour chaque sujet, respecter la trame suivante :
- Annonce du sujet
- Faites une introduction en suscitant l’adhésion du groupe au sujet pour créer une dynamique positive. Montrez à chacun l’intérêt de participer.
-Posez des questions, demandez l’avis aux participants.
-10 mns afin la fin du temps prévu, faites le savoir clairement (il nous reste 10 mns)
-Faite un résumé des idées qui ont été évoquées et des décisions qui ont été prises, puis réservez 5 mns à la question suivante :
-« Quelqu’un a-t-il encore 1 dernier point à ajouter sur ce thème ? »
Puis passez au sujet suivant en reprenant la même structure
Essayez, et vous verrez que votre agenda et l’horaire seront respectés. Vous gagnerez en crédibilité en développant votre maîtrise en conduite de réunion.
A chaque décision prise ou action engagée, établissez clairement la régle: Qui, Quoi, Où, Quand, Comment
« La communication est une science difficile. Ce n’est pas une science exacte. Cela s’apprends et se cultive » Jean-Luc Lagardére
